ZEP Aktionscode

ZEP ist eine Plattform für Zeiterfassung und Projektmanagement, die speziell für Agenturen, Beratungen und Dienstleistungsunternehmen entwickelt wurde, die abrechenbare Stunden präzise erfassen müssen. Die Plattform verbindet intuitive Zeiterfassung mit robusten Projektmanagement-Tools und schafft einen einheitlichen Arbeitsbereich, in dem Teams ihre Produktivität nahtlos verfolgen und den vollen Überblick über Kundenarbeit und interne Abläufe behalten.

Was ZEP von generischen Zeiterfassungslösungen unterscheidet, ist der tiefe Fokus auf Workflows professioneller Dienstleistungen. Die Plattform versteht, dass Agenturen und Beratungen mehr als einfache Zeiterfassung brauchen: ausgefeilte Tools, um komplexe Kundenbeziehungen zu managen, die Rentabilität von Projekten zu verfolgen, detaillierte Berichte zu erstellen und eine korrekte Abrechnung sicherzustellen. ZEP löst diese konkreten Probleme mit Funktionen, die die Zeiterfassung direkt in Projekt-Workflows integrieren, sodass Teams ihre Arbeit ganz natürlich erfassen, ohne ihre kreativen Prozesse zu unterbrechen.

Die nutzerzentrierte Designphilosophie der Plattform stellt sicher, dass sowohl einzelne Mitarbeitende als auch Führungskräfte den maximalen Nutzen aus ihren Zeitdaten ziehen. Ob du als Freelancer mehrere Kundenprojekte verwaltest oder Teil einer großen Agentur bist, die Dutzende Kampagnen gleichzeitig koordiniert: ZEP bietet die nötige Flexibilität und Tiefe, damit du die Kontrolle über deine Zeitinvestition behältst und umsetzbare Insights erhältst, die das Geschäftswachstum antreiben.

• Erweiterte Zeiterfassungs-Engine: Die Kernfunktion der Zeiterfassung in ZEP geht über einfache Start-Stopp-Timer hinaus und bietet mehrere Erfassungsmethoden, darunter manuelle Eingabe, automatische Erfassung und Kalenderintegration. Die Plattform kategorisiert Zeiteinträge intelligent und liefert Echtzeit-Vorschläge auf Basis deiner Arbeitsmuster, damit keine abrechenbare Minute verloren geht und die Genauigkeit über alle erfassten Aktivitäten erhalten bleibt.

• Projektmanagement-Integration: Die Plattform verwebt die Zeiterfassung nahtlos mit umfassenden Projektmanagement-Workflows, sodass Teams detaillierte Projektstrukturen erstellen, Aufgaben zuweisen, Budgets festlegen und den Fortschritt in Echtzeit überwachen können. Diese Integration stellt sicher, dass Zeitdaten direkt mit den Projektergebnissen korrelieren, was die Bewertung der Produktivität und das Erkennen möglicher Engpässe erleichtert, bevor sie die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen.

• Kundenportal und Kommunikation: ZEP enthält robuste kundenorientierte Funktionen, die Transparenz schaffen und Vertrauen aufbauen, durch detaillierte Zeitberichte, Projekt-Updates und kollaborative Arbeitsbereiche. Kunden sehen den Projektstatus in Echtzeit, prüfen erledigte Arbeiten und kommunizieren direkt mit Teammitgliedern, was Projektmanager administrativ entlastet und die Kundenbeziehungen verbessert.

• Ausgefeiltes Reporting und Analytics: Die Plattform bietet umfangreiche Reporting-Funktionen, die rohe Zeitdaten in verwertbare Business Intelligence verwandeln, darunter Rentabilitätsanalysen, Kennzahlen zur Teamproduktivität, Abrechnungsübersichten für Kunden und individuelle Report-Builder. Diese Insights helfen Agenturen, ihre profitabelsten Leistungen zu erkennen, die Ressourcenzuteilung zu optimieren und datenbasierte Entscheidungen zu Preisen und Kapazitätsplanung zu treffen.

• Synchronisierung über mehrere Geräte: ZEP sorgt dafür, dass die Zeiterfassung auf allen Geräten konsistent bleibt, dank nativer Mobil-Apps und Weboberflächen, die sofort synchronisieren. Teammitglieder erfassen Zeit am Schreibtisch, in Kundenterminen oder im Homeoffice. Die Plattform wahrt die Datenintegrität über alle Touchpoints und bietet Offline-Funktionen für Situationen mit eingeschränkter Verbindung.

• Automatisierte Abrechnung und Rechnungsstellung: Die Plattform vereinfacht den Abrechnungsprozess, indem sie erfasste Zeit automatisch in professionelle Rechnungen umwandelt, mehrere Abrechnungssätze und Spesenerfassung unterstützt und sich in gängige Buchhaltungssoftware integriert. Die Automatisierung senkt den Verwaltungsaufwand und stellt sicher, dass alle abrechenbaren Leistungen korrekt erfasst und Kunden zeitnah in Rechnung gestellt werden.

• Tools für die Teamzusammenarbeit: ZEP erleichtert nahtlose Teamkoordination mit gemeinsamen Projekt-Workspaces, Aufgabenzuweisungen, Fortschrittsverfolgung und interner Kommunikation, damit alle auf die Projektziele ausgerichtet bleiben. Die Plattform gibt Einblick in Teamkapazität und Arbeitsverteilung und hilft Managern, fundierte Entscheidungen zu Ressourcenzuteilung und Projektplanung zu treffen.

Der umfassende Ansatz von ZEP bei Zeiterfassung und Projektmanagement ist besonders wertvoll für Organisationen, die Zeit als ihr wichtigstes Kapital sehen. Durch die Kombination präziser Zeiterfassung mit leistungsstarken Projekt-Insights und Tools für das Kundenmanagement können Dienstleistungsunternehmen effizienter arbeiten und zugleich die detaillierte Dokumentation führen, die für nachhaltiges Wachstum und Kundenzufriedenheit nötig ist.

• Modulares Enterprise Resource Planning: ZEP 2026 überzeugt mit modularer Architektur. Du zahlst nur für die Funktionsblöcke, die du brauchst, etwa Reisekostenmanagement, Ressourcenplanung oder Salesforce-Integration. So kann eine kleine Beratung mit einfacher Zeiterfassung starten und zu einem vollwertigen ERP wachsen, ohne Daten auf eine neue Plattform zu migrieren.

• Automatisierter Finanzzyklus: Die Plattform automatisiert jetzt den gesamten Quote-to-Cash-Zyklus. Sie erfasst abrechenbare Stunden, gleicht sie mit Mehrwährungs-Preistabellen für Senior- oder Junior-Rollen ab und erstellt digitale Rechnungen. 2026 nutzt die neue Funktion Receipt Mailbox KI, um eingehende Lieferantenrechnungen automatisch zu kategorisieren und bestimmten Projektbudgets zuzuordnen, für Rentabilitätsverfolgung in Echtzeit.

• Offenes Ökosystem und SOAP-API: Während viele Wettbewerber geschlossene Systeme nutzen, bietet ZEP eine offene SOAP-Schnittstelle und für 2026 einen eigenen Marketplace. Das ermöglicht nahtlosen Datenaustausch mit etablierten Unternehmenstools wie Personio für HR, DATEV für die Buchhaltung und Salesforce für CRM und macht ZEP zur verlässlichen zentralen Datenquelle für projektbasierte Unternehmen.

• Detaillierte Analytics- und Reporting-Suite: Die Plattform bietet umfassende Reporting-Tools, die Produktivitätsmuster, Projektleistungskennzahlen und Teameffizienz über verschiedene Zeiträume analysieren. Du kannst individuelle Berichte für Kundenpräsentationen, interne Reviews oder regulatorische Compliance erstellen, mit Visualisierungsoptionen, die komplexe Informationen leicht verständlich machen. Diese Insights helfen, Engpässe zu erkennen, Workflows zu optimieren und Kunden durch detaillierte Projektaufschlüsselungen den Mehrwert zu zeigen.

• Flexible Funktionen für Teamzusammenarbeit: ZEP unterstützt Mehrnutzer-Umgebungen mit rollenbasierten Berechtigungen, sodass Teamleiter den Fortschritt überwachen können, ohne die Privatsphäre Einzelner zu beeinträchtigen. Die Plattform erleichtert die Ressourcenplanung mit Verfügbarkeitskalendern und Ansichten zur Arbeitsverteilung für optimale Teamauslastung. Zu den Echtzeit-Funktionen gehören Projektkommentare, Aufgabenzuweisungen und Genehmigungs-Workflows, die alle auf Projektziele und Fristen ausrichten.

• Nahtlose Integrationen mit Drittanbietern: Die Software verbindet sich mit gängigen Business-Tools wie Buchhaltungssoftware, Projektmanagement-Plattformen und Kalender-Apps und schafft ein einheitliches Workflow-Ökosystem. API-Zugriff ermöglicht individuelle Integrationen für spezielle Geschäftsanforderungen, während vorgefertigte Konnektoren große Plattformen wie Slack, Google Workspace und verschiedene CRM-Systeme unterstützen. Diese Konnektivität reduziert manuelle Dateneingabe und sichert Konsistenz in deinem gesamten Business-Tech-Stack.

• Technische Anforderungen für individuelle Hooks: Der Marketplace deckt zwar Standardtools wie HubSpot und Slack ab, doch sehr individuelle Verbindungen zu Nischen-Legacy-Hardware oder spezialisierter Engineering-Software erfordern weiterhin technisches Wissen über das SOAP-Protokoll. Kleinere Teams ohne dedizierte IT-Ressource finden die Ersteinrichtung dieser individuellen XML-basierten Datenaustausche womöglich komplexer als die Plug-and-play-Erfahrung moderner reiner REST-Plattformen.

• Steile Lernkurve bei fortgeschrittenen Funktionen: Der umfassende Funktionsumfang von ZEP ist leistungsstark, kann neue Nutzer aber überfordern und erfordert viel Zeit, um ihn voll zu beherrschen. Die Oberfläche packt viele Funktionen auf relativ kompakten Raum, was die Navigation für Teams, die von einfacheren Tools wechseln, unintuitiv macht. Fortgeschrittene Projekteinrichtung, individuelle Report-Konfigurationen und Workflow-Automatisierung erfordern lange Einarbeitung, die die Einführung in größeren Organisationen bremsen kann. Kleinere Teams nutzen womöglich nur einen Bruchteil der Möglichkeiten von ZEP und zahlen im Grunde für Funktionen, die sie nie wirksam einsetzen.

• Komplexe Preisstruktur: Das Preismodell von ZEP kann mit dem Wachstum deiner Organisation unübersichtlich und teuer werden, da die Kosten bei zusätzlichen Nutzern oder Premium-Funktionen schnell steigen. Die Unterscheidung zwischen den Tarifstufen ist bei den enthaltenen Funktionen nicht immer klar, und manche wesentlichen Funktionen, die Wettbewerber in Basistarifen anbieten, sind bei ZEP höheren Abo-Stufen vorbehalten. Enterprise-Funktionen erfordern individuelle Preisgespräche, was die Einführung für wachsende Unternehmen verzögern kann, die planbare Kostenstrukturen für ihre Budgetierung brauchen.

• Mobile Triage vs. vollständige Verwaltung: Die Mobil-App 2026 enthält jetzt vollständiges Reisekostenmanagement, Belegscan und Projektstatus-Updates. Aufwendige Verwaltungsaufgaben, etwa komplexe mehrjährige Heatmaps zur Ressourcenzuteilung oder die Konfiguration globaler Steuertabellen, bleiben jedoch für das Desktop-Dashboard optimiert. Die Mobil-App ist ein leistungsstarkes Werkzeug für Berater im Außendienst, soll aber die komplette Desktop-Suite für Backoffice-Administratoren nicht ersetzen.

• Fortgeschrittene Logik zur Datenvisualisierung: Mit den neuen Dashboards 2.0 ziehen Nutzer Widgets per Drag-and-drop, um ihre wichtigsten Projekt-KPIs sofort zu sehen. Wer jedoch völlig nicht standardisierte Berichtsstrukturen jenseits der eingebauten Logik bauen muss, empfindet den Prozess womöglich weiterhin als starr. Während ZEP das Standard-Projektcontrolling außergewöhnlich gut abdeckt, bevorzugen Organisationen mit einzigartigem, unregelmäßigem Reporting-Bedarf womöglich weiterhin den Export in Excel für die finale Formatierung.

ZEP bietet eine Preisstruktur für die unterschiedlichen Bedürfnisse von Dienstleistungsprofis, mit flexiblen Optionen je nach Teamgröße und funktionalen Anforderungen.

Die Preise werden pro aktivem Nutzer und Monat berechnet, mit attraktiven Rabatten für Jahresabos und größere Teams.

Das Angebot „Starter“ passt perfekt zu Freelancern und kleinen Teams, die mit strukturiertem Projektmanagement beginnen. Mit einem zugänglichen Budget von 9 € pro Nutzer und Monat bekommst du die wichtigsten Funktionen, um deine ersten Projekte zu organisieren, deine Arbeitszeit zu erfassen und einfache Rechnungen zu erstellen. Die Grenze von 5 aktiven Projekten fördert fokussiertes Arbeiten und verhindert Überlastung, besonders passend für Berater, die gleichzeitig nur wenige Kunden betreuen.

Der Tarif „Professional“ ist die optimale Wahl für die meisten Agenturen und mittelgroßen Teams. Für 19 € pro Nutzer und Monat entfallen alle Beschränkungen der Projektanzahl, und es kommen Ressourcenmanagement-Funktionen hinzu, die den Einsatz von Kompetenzen und Zeit optimieren. Detaillierte Berichte geben wertvollen Einblick in Projektrentabilität und Teamleistung, während Integrationen mit gängigen Markt-Tools die Einführung in ein bestehendes Technologie-Ökosystem erleichtern.

Für größere Organisationen oder solche mit besonderen Anforderungen bringt das Enterprise-Angebot für 39 € pro Nutzer das volle Arsenal der ZEP-Funktionen mit. Der vorrangige Support sichert die schnelle Lösung möglicher Probleme, ein entscheidendes Element für Unternehmen, deren Geschäftskontinuität von ihren Management-Tools abhängt. Erweiterte Anpassungsoptionen erlauben es, Oberfläche und Workflows an spezifische Geschäftsprozesse anzupassen, während der API-Zugriff Möglichkeiten für individuelle Integrationen mit bestehenden Informationssystemen eröffnet.

Die Option „Custom“ richtet sich an große Unternehmen oder Organisationen mit besonderen Sicherheits- oder Compliance-Auflagen. Die On-Premise-Bereitstellung erfüllt die strengsten Vertraulichkeitsanforderungen und ermöglicht totale Kontrolle über die Daten. Dedizierte Schulungen beschleunigen die Einführung im Team und maximieren den Return on Investment, während individuelle SLAs Servicegarantien bieten, die auf kritische Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.

ZEP bietet für alle Tarife durchgehend eine kostenlose Testphase von 14 Tagen ohne Bindung und ohne Kreditkartenpflicht. Dieser transparente Ansatz erlaubt es dir, vor jeder Investition konkret zu prüfen, ob die Software zu deinen Bedürfnissen passt. Rabatte bei Jahresabos erreichen in der Regel 20% auf den Monatspreis, eine erhebliche Ersparnis für Nutzer, die von der Lösung überzeugt sind.

Die Abrechnung basiert auf der Zahl aktiver Nutzer, was Teams mit schwankender Mitarbeiterzahl wertvolle Flexibilität bietet. Du kannst die Zahl der Lizenzen an deinen wechselnden Bedarf anpassen und Nutzerkonten je nach aktuellen Projekten aktivieren oder deaktivieren. So vermeidest du Kosten für ungenutzte Lizenzen und kannst in Spitzenzeiten schnell skalieren.

Zu den Kernfunktionen aller Tarife gehören Zeiterfassung in Echtzeit, Aufgaben- und Meilensteinmanagement und einfache Berichtserstellung. Die mehrsprachige Oberfläche und die Cloud-Synchronisierung sorgen für ein konsistentes Nutzererlebnis, ob du im Büro oder unterwegs arbeitest. Der Standard-Support bleibt allen Nutzern verfügbar, mit Antwortzeiten passend zur jeweiligen Abo-Stufe.

Für Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen bietet ZEP auf Anfrage Vorzugspreise, in Anerkennung der besonderen Budgetzwänge dieser Bereiche. Diese Rabatte können bis zu 50% auf die Standardpreise erreichen und machen die Lösung für gemeinnützige Strukturen zugänglich, die ihr Projektmanagement professionalisieren wollen.